.. 电子公文介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理：
... 电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。
... 电子公文介质的维护和维修，由公司电算室负责。
... 电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。
..用户认证管理。
...用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔个月修改用户密码。
...建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。
..用户管理。
...用户重新审核：将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。
...新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。
...用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。
...用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变更所属部门。
...用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。
..用户组管理。
...用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。
...新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。
...用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。
...用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。
..功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。
..系统操作要求。
...要求每天早：打开oa办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。
...上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。
...各模块的主管理单位负责及时更新信息。
..信息管理要求。
...电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于m。
...通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。
...公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。
...政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。
...信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。
...对于永久保留的信息由电算室负责备份。
...重要信息主管理部门要自已备份
.
经销商电子公文管理规定。
..每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。
..上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。
..上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。
..上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。
..不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码”。
..上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。
..使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。，
