十三条 防止拖延
文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项，以防止文书的处理延迟或停顿，如发生延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。
十四条 重要文书的保管
机要或绝密文书以及其他重要文件，必须存放在带锁的档案文件柜中，予以严格保管。
文件柜的存放，必须选择在发生意外时，能够安全、迅速转移出去，放在容易发现的醒目位置。
（四）文书的制作
十五条 用纸的规格
制作文书的用纸，除特殊情况外，原则上采用规格。
十六条 字句
文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩的词句。
十七条 文体
全部文书一律采用书面文体。
十八条 复印
绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特别有必要的情况下，必须注明包括正本在内复印多少份，送往何部门等等。
十九条 署名
在文书发送与转交时必须按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。
．代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告，全部署名“董事会代表”。
．对外广告及宣传，采用公司名称。
．除此之外的文书，署上相关业务部门名称，以及部门经理的职务与姓名。
不重要的文书，只需署上经办人姓名。
