二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。
三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事（问题）一件，便于保管和利用。
、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；
、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件；
、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；
、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编号或件号；
、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；
、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。
、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；
、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；
、基建档案由基建部门收集整理，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；
四、文书书写要求
、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。
、文字书写一律从左至右横写。
