近日，关于“大学毕业别让档案休眠”的报道引起社会关注，据统计，“弃档族”日益扩容，全国约有60万以上的弃档族。这引发了人们对人事档案这一事物的重新审视与再思考。
不可否认，作为一项常规性的公共政策工具，我国人事档案制度对社会管理曾经起过作用。但如今，现行人事档案制度已无法适应时代转型和社会进步的需要，其弊端与缺陷越来越明显。
体制内外影响有别
“人事档案是反映个人经历、道德品质、业务业绩、个性特点等情况的历史记录，是确定职员工资待遇、社会劳动保障、组织关系的凭证和参考。”青岛行政学院副教授朱艳鑫在接受《中国科学报》记者采访时这样定义人事档案的作用。
在计划经济时代，人事档案制度对信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了一定的贡献。“但随着市场经济发展和新的用工制度的建立，一些企业中人事档案功能弱化，出现部分员工"弃档"的现象。”朱艳鑫说道。
事实上，从上世纪90年代初期开始，大批企业关、停、并、转，新的用工制度逐渐建立，这导致人员流动性增加，职工的档案管理逐渐与企业分离。这意味着“单位人”开始向“社会人”转变。加之1997年国务院下发《关于建立统一的企业职工基本养老保险制度的决定》，开始在全国建立统一的城镇企业职工基本养老保险制度，办理退休以及养老保险也开始与人事档案脱钩。可以说，在目前人才市场化的背景下，人事档案对流动在“体制外”的人们来说，已显得无足轻重。
而就是这对流动人员来说“可有可无”的档案，对体制内工作人员的影响依旧重大。朱艳鑫举例道：“对事业单位来说，员工的职称晋级、职位提升、工资确定、退休、出国等,都需要根据人事档案中的学历、工作年限、政治表现等记录来办理。”
现行档案制度的不足
“按道理说档案应该是随着人的流动走，”在提及现行人事档案制度的弊端时，劳动人事科学研究院研究员张一名对《中国科学报》记者说道，“但由于现在用工方式比较灵活，传统档案管理中的属地、条块、流动和经办不是很便捷，所以造成了档案在交接过程中的衔接有一些问题，可能出现"档案没有随人走"的现象。我想在"弃档族"中主动放弃档案的应该不是很多，很多人还是因转移不便造成的被迫弃档。”
朱艳鑫认为，现在多数单位的人事档案制度依然沿用计划经济时代的模式，实行“人档不分”“档随人走”的封闭式管理，档案管理机制不健全、管理机构不专业、管理手段陈旧，管理方法落后。这些缺陷造成了以下人事管理方面的问题：
一是人事档案信息含量不足，重视政治历史、思想品德、家庭关系等内容，轻视工作能力、现实业绩，而且不及时添加新材料，出现人事档案不连贯、碎片化;二是人事档案信息内容失真。存在涂改工龄、年龄，伪造学历、职称，销毁证据材料等现象;三是制约人才流动。人事档案所有权归单位，而职工对自己的档案信息不具备知情权和使用权。当职工的工作调动与单位发生分歧时，单位可能利用人事档案来约束和阻碍职工。
管理形式需升级
今天，新的人才观和价值观，使得用人单位更加注重“行动中的事实”而非“牛皮纸袋”里的“单位意见”，“双向选择”的市场就业政策冲击着固化的用人观念，曾经能够左右人前途命运的“单位意见”，不再成为限制个人自由发展的 “紧箍咒”。中国人民大学社会学系教授于显洋在接受《中国科学报》记者采访时表示：“很多用人单位在招聘时已经很少以档案中所记载的内容来衡量应聘者的水平和能力，更多的是看应聘者的实际工作能力和表现。”
张一名也认为，由于现在的用工方式发生了变化，用人单位可能更重视员工眼前的表现和现实的工作能力，对于保存在档案中的信息不像以前那么看重了，这是我国用人制度变化的一个好方向。她同时表示，虽然人事档案管理依然存在一些问题，但并不是说档案不重要，而是应该根据现在的新形势来完善档案的管理，使得档案的管理更便捷、流动、方便查询。
取消人事档案管理制度不是未来的发展趋势，人事档案管理制度仍然是必要的，但是需要“升级版”。
“根据现在新的用工方式的变化、信息化的发展和用人制度的改革，人事档案管理制度可以充分利用发达的信息化手段来促进档案查询和转移的技术实现。”张一名说道，“个人信用制度和个人信用信息平台的建立和完善不能看作是对原来档案制度的替代。信用平台能够实现档案管理的便利化，方便查询和转移，但其背后的档案材料还是需要个人和机构的共同努力来保证信息资料的完整和真实，这只是档案管理技术手段的改进，而不是替代。”
“通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，增加记录个人学习能力和工作能力，动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录，增加信用档案内容是档案管理的大势所趋。”朱艳鑫这样判断人事档案制度未来的发展方向，“但目前来看，由于各部门之间条块分割，存在"信息孤岛"现象，缺乏信息共享网络，缺少统一规划，而且信息来源分散，信息甄别难度加大，因此需要配套措施予以保障。”
